Ingrese a la aplicación emalaea y en el menú principal seleccione el módulo eWorkForce.

Posteriormente, hacer clic en la opción Gestión de Órdenes de Red Externa del submenú desplegado.

El sistema muestra la vista principal desplegando automáticamente las órdenes creadas en modo tabla. También están disponibles el modo tarjeta y el modo mapa para visualizar dichas órdenes.

En la parte superior de la vista también se habilita un filtro por estado de la orden, tipo de orden, valor de atributo extendido, semanas y año, además de un botón para refrescar. Estos filtros están disponibles para cualquier modo de visualización (Tabla, Tarjeta y Mapa). A continuación, se presenta un ejemplo de la visualización en modo Tarjeta

En la parte inferior de la vista se muestra la cantidad total de registros visualizados según el filtro configurado, así como el número de páginas disponibles. Para visualizar más registros, puede hacer clic en las flechas de navegación en la parte inferior o ingresar directamente el número de página deseado.

Además, está disponible la opción ‘Exportar registros actuales‘, la cual genera un archivo en formato XLSX para su correspondiente visualización en la máquina local. Estas opciones están habilitadas únicamente para las vistas en modo Tabla y Tarjeta.

A continuación, se pueden visualizar las órdenes en modo Mapa. Es importante tener en cuenta que también se aplica el filtro configurado en la parte superior de la vista.

En el lado izquierdo de la vista se despliega un panel que contiene las órdenes por agendar, la opción para agendar una orden de forma manual, la opción para refrescar el modal, un filtro para buscar la orden creada y la opción para eliminar una orden previamente agendada. Además, se muestra el total de órdenes creadas para agendamiento.

Eliminar orden de agendamiento

Como se mencionó anteriormente, para una orden creada se habilita la opción de eliminarla. Al presionar esta opción, se desplegará un modal donde se podrá seleccionar la razón de la cancelación y agregar un comentario.

Posteriormente, al hacer clic en la opción ‘Cancelar orden‘, la orden será eliminada del panel izquierdo.

Crear orden por agendamiento

En el panel de “Órdenes para agendamiento”, se encuentra el botón  Crear orden para agendamiento,

Presione el botón Crear orden para agendamiento y el sistema despliega un formulario solicitando el departamento

El sistema despliega un panel para seleccionar el departamento, con su correspondiente filtro de búsquedad

Una vez seleccionado el departamento el sistema habilita la opción para seleccionar el municipio

El sistema despliega un panel para seleccionar el Municipio, con su correspondiente filtro de busquedad

Una vez seleccionado el municipio el sistema habilita la opción para seleccionar el tipo de orden a crear.

Una vez seleccionado el tipo de orden el sistema habilita el campo Entidad, tener en cuenta que la disponibilidades de las entidades por cada tipo de orden, esta configurado en una preferencia del sistema.

Una vez seleccionado el campo Entidad se despliega el campo Categoria

El sistema despliega un panel para seleccionar el elemento (opción multiple).

El sistema crea la orden, la agrega al panel de Órdenes para agendamiento (Panel izquierdo) y despliega un mensaje de éxito. 

Nota: La orden debe aparecer sobre el panel de “Ordenes para agendamiento“.

Agendar una cita

Dar clic sobre una tarjeta de la lista de órdenes para agendamiento.

El sistema despliega un formulario con 5 pasos.  

1)En el paso Atributos extendidos, cada campo cuenta con un recuadro que permite seleccionar aquellos que deben completarse. Es importante tener en cuenta que algunos campos son completados automáticamente por el sistema, mientras que otros requerirán ser diligenciados manualmente. En caso de que no se completen los campos obligatorios, el sistema mostrará un mensaje indicando que hay información pendiente por diligenciar.

2) En el paso Agendamiento, presione el botón Filtrar para visualizar las franjas horarias y los contratistas disponibles para ejecutar la orden según el día seleccionado. Es importante asegurarse de seleccionar el área correspondiente y especificar el día desde el cual se deben desplegar las fechas disponibles (el sistema cargará automáticamente el día actual). A partir de esta selección, se mostrarán las disponibilidades en las diferentes fechas previamente configuradas.

3) En el paso Atributos obligatorios, los atributos se muestran dependiendo el tipo de orden que se seleccione, si se ha configurado algun atributo externo, de lo contrario el sistema indicará que no hay atributos externos, hacer clic en Siguiente para continuar con el agendamiento, o Atrás para volver a configurar cupo disponible o atributo extendido

5) En el paso Resumen, el sistema muestra el detalle de la información diligenciada en los pasos anteriores.

El sistema despliega mensaje confirmando que se han actualizado los atributos extendidos relacionados a la orden, al igual que se enlistan los atributos extendidos configurados en el primer paso.

Para terminar el proceso, presionar el botón Finalizar, y el sistema desplegará un mensaje confirmando que la orden se agendó correctamente, de lo contrario, devolverá mensaje indicando la razón por la cual no pudo completarse la operación.

La orden se carga en el panel principal de órdenes con el estado Asignada al contratista. Este estado indica que se ha enviado un correo al contratista correspondiente y que la orden estará disponible para su ejecución en la fecha asignada o cuando se decida ejecutarla.

La búsqueda de la orden puede realizarse aplicando los filtros mencionados anteriormente, incluyendo la búsqueda por el ID de la orden. Tener presente que el filtro se puede realizar por cualquier parametro, o la indicación que se desea realizar, como por ejemplo, ordenes por contratista, por estado, por tipo de mantenimiento, etc.

Cancelar o suspender orden.

La orden puede ser cancelada o suspendida mientras se encuentra en este estado. Para realizar esta acción, haga clic en el ícono ubicado en la esquina superior de la orden y luego seleccione la opción Cambiar estado.

Después de seleccionar la opción, el sistema desplegará un modal solicitando que elija la operación a realizar (suspender o cancelar). Según el tipo de estado seleccionado, se habilitarán las opciones correspondientes en el campo de Razón.

Es obligatorio ingresar un comentario en el campo correspondiente; de lo contrario, el sistema mostrará un mensaje indicando que este campo es requerido. Una vez diligenciados todos los campos solicitados en el modal, seleccione el botón Cambiar estado para ejecutar la operación.

La orden automaticamente se cancelará o suspenderá , y está se podra visualizar en el panel de ordenes con el nuevo estado, si se cancela se visualizará en rojo, y si se suspende se visualizará en café. En la imagén del lado izquierdo muestra ordenes en estado cancelada y en el lado derecho ordenes en estado suspendida (se aplican filtros por el estado de la orden).

Nota:La orden en estado Suspendida se mostrará en el panel izquierdo, lista para ser agendada nuevamente con el mismo ID ORDEN. Para ello, deberá seguir el mismo procedimiento descrito anteriormente para crear una cita.

Pausar una orden en progreso

Para las órdenes en estado En Progreso, se habilitó una tercera opción llamada Pausar, la cual únicamente estará activa mientras la orden se encuentre en este estado.

La orden se podrá suspender completando los campos de Razón y Comentario, y luego presionando la opción Cambiar estado de la orden. Los cambios realizados se reflejarán automáticamente en el panel de órdenes.

La orden se podrá visualizar en cualquierda de los modos disponibles para su visualización con el color amarillo

Opciones correspondientes al modo MAPA

Tener presente que las siguientes opciones solo estarán disponibles para el panel de órdenes en modo mapa.

Al seleccionar la opción de Ver listado de usuarios en aplicativo movil, este habilitará un modal con la lista de usuarios que estan relacionados a cuadrillas de red externa.

El modal también cuenta con un filtro de búsqueda. Al seleccionar un usuario, si el usuario no ha ingresado al aplicativo Emalea o no ha habilitado los permisos de ubicación en el aplicativo móvil, el sistema desplegará un mensaje indicando lo anteriormente mencionado. De lo contrario, se ubicará al usuario seleccionado en el mapa.

Al seleccionar el ícono correspondiente al usuario, se desplegará un modal con la información correspondiente del mismo, como la última fecha de ubicación, el nombre del usuario, correo electrónico, los grupos a los cuales pertenece y el contratista con el que está relacionado.

Al aplicar la búsqueda por el usuario en el modo mapa, se habilitarán las órdenes relacionadas con las cuadrillas que están configuradas para este usuario. Es importante tener en cuenta que las órdenes cargadas en el mapa están sujetas al filtro de la parte superior del sistema.

Se habilitará un modal con la información correspondiente a la distancia entre la ubicación actual del usuario y la ubicación del elemento de la orden, así como la duración estimada del tiempo desde el punto actual hasta el elemento. También se mostrarán las coordenadas de origen y de destino, junto con la información de la orden en modo tarjeta.

Opciones de las citas

A continuación se explicarán las opciones correspondientes a las citas. Es importante tener en cuenta que, dependiendo del estado de la misma, estas pueden variar. Las opciones disponibles para una orden en estado ‘Asignada al contratista’ y ‘En progreso’ son: Cambiar estado, Editar cita, Atributos extendidos, Auditoría, Adjuntos, Ver actividades y Trazabilidad de cambios. Estas se pueden revisar desde la esquina superior derecha de cada orden.

Nota: La opción de “Cambiar estado de la orden” se explica en el segmento de Cancelar o Suspender orden.

La opción ‘Editar cita‘ se habilitó con la intención de cambiar solamente la fecha de la orden. Al presionar esta opción, se habilitará un modal con los horarios disponibles a partir de la fecha inicial. Se podrá seleccionar uno de estos horarios, y automáticamente el sistema notificará al contratista sobre el cambio de horario de la orden después de confirmar la ejecución desde la opción ‘Editar’. De lo contrario, seleccione ‘Cancelar’ para salir del modal y no realizar ninguna acción.

También está habilitada la opción ‘Atributos extendidos‘, la cual despliega un modal con información complementaria de la orden. Es importante tener en cuenta que, en las tarjetas, se muestra la información necesaria de acuerdo con el elemento. Sin embargo, para visualizar información más completa, se habilita esta opción, con la intención de permitir la edición de algunos campos después de agendar la cita, después de presionar la opción de Editar. De lo contrario seleccionar Cancelar, y no realizar ninguna acción.

La opción de ‘Auditoría‘ está disponible para visualizar operaciones como el nombre del proceso, el ID del usuario que creó la cita, el rol y las fechas correspondientes en las que se ejecutaron los cambios. Si la orden cambia de estado, la operación es registrada por cada cambio en el estado que se ejecute y puede ser visualizada en el modal correspondiente, junto con otros detalles disponibles.

En la opción ‘Adjuntos‘ se habilitará un modal donde estarán disponibles las opciones de agregar archivo, refrescar y un buscador.

Al presionar la opción ‘Agregar archivo‘, el sistema habilitará un modal para seleccionar un archivo desde la máquina local, agregar una descripción y un botón para guardar el archivo seleccionado.

Después de haber seleccionado una imagén en la maquina local, agregar una descripcion, y seleccionar la opción de guardar, el sistema desplegará un mensaje confirmando la que el adjunto se ha guardado correctamente.

El archivo guardado previamente se desplegará en el panel del lado izquierdo, mostrando el nombre y la fecha de carga. Además, se habilitarán las opciones de ‘Descargar archivo‘ y ‘Eliminar archivo‘ una vez que se haya seleccionado un adjunto.

También, después de seleccionar un adjunto, se mostrará en el panel izquierdo del modal información adicional, como el usuario que cargó el archivo, la descripción del mismo y la fecha de creación, así como la vista previa del documento. Es importante tener en cuenta que, cuando el archivo no esté disponible para su visualización, el sistema desplegará un mensaje solicitando la descarga del archivo, ya que su vista previa no está disponible.

Al seleccionar la opción de Descargar archivo el sistema desplegará un mensaje de confirmación, y podra visualizar el adjunto en su maquina local.

Al seleccionar la opción ‘Eliminar archivo‘, se habilitará un modal para confirmar la ejecución solicitada. En este modal, se deberá seleccionar la opción ‘Sí’ o ‘No’, según la operación a realizar. Al presionar la opción confirmando la ejecución, el sistema desplegará un mensaje confirmando que el adjunto ha sido eliminado correctamente, de lo contrario no se hará ninguna operación si no se confirma eliminar el adjunto.

Nota:Es importante tener en cuenta que se habilitaron filtros por tipo de adjunto, tales como: Todos, PDF, Imágenes, Videos, y Otros. Dependiendo del archivo cargado, este se asignará al filtro correspondiente. En el caso de que el archivo no se encuentre dentro de ninguna de las categorías mencionadas anteriormente, a excepción de ‘Todos’, se habilitará en la opción ‘Otros’.

La opción ‘Trazabilidad de cambios‘ habilitará un modal con la ubicación de la orden según el elemento, así como una ventana que mostrará la fecha de creación de la actividad, el usuario que ejecutó la actividad y la descripción de la misma. En el caso de una orden que aún no se haya gestionado, solo se desplegará una actividad que indicará la ubicación del elemento.

Solamente cuando la orden haya cambiado a estado ‘Completada‘, se agregarán las actividades completadas a la ventana, con su correspondiente descripción y fecha.

En el mapa, se mostrarán los puntos desde los cuales se ejecutaron las actividades, si estas fueron ejecutadas en un punto diferente de la ubicación del elemento, el sistema demarcará su trayecto desde la ubicación del elemento hasta las coordenadas de la ejecución de la misma.

En la opción ‘Ver actividades‘ se habilitará una vista que indicará las actividades relacionadas al proceso. La vista cargará las actividades activas en modo tabla, también estará disponible la ejecución de estas actividades en modo tarjeta, la cual podrá cambiar su configuración desde las opciones de la esquina superior derecha, solo haciendo clic en unas de ellas.

Es importante tener en cuenta que cada tipo de orden se le ha asignado un flujo de trabajo independiente.

La actividad cargará su ID, nombre del proceso, nombre de la actividad, fecha de creación, estimación de ejecución, título clave y ID del proceso. Además, se habilitarán las opciones de ‘Gestionar‘, ‘Completar‘ e ‘Información de la actividad‘. Estas opciones aplican tanto para la configuración en modo tabla como en modo tarjeta, con la diferencia de que en el modo tarjeta se habilitan pestañas para las actividades ‘En curso’, ‘Completadas’ o ‘Canceladas’.

Al presionar la opción de ‘Completar‘, se habilitará un modal que indicará el estado y el resultado de la actividad.

Automáticamente, el sistema completa los campos con el estado de ‘Completar’ y y el resultado ‘OK’ cuando las actividades no sean de tipo desición.

Es importante tener en cuenta que hay actividades que no requieren completar ningún campo dentro del formulario de la orden ,por lo cual, el sistema lo dejará continuar al hacer clic en la opcion de Completar, y se confirmará desplegando un mensaje de éxito.

De lo contrario el sistema desplegará un mensaje indicando que se deben diligenciar atributos obligatorios desde la opcion de ‘Gestionar‘,

En el caso de actividades de tipo desicion, el usuario deberá seleccionar el resultado correspondiente para continuar. Posteriormente, deberá hacer clic en ‘Completar’, el sistema lo dejará continuar hasta que seleccione una de las opciones desplegadas en el formulario, de lo contrario el sistema le indicará que hay campos obligatorios.

Al presionar la opción de ‘Información de la actividad‘, se desplegará un modal con la información correspondiente a la actividad y los datos diligenciados en los atributos del proceso de la orden, únicamente si se ha diligenciado alguna información. De lo contrario, solo se mostrará el ID de la actividad. Para salir del modal, se deberá seleccionar la opcion de Cerrar para continuar con la operación de la ejecucción de la orden.

Para cada actividad activa, se habilitará la opción de ‘Gestionar‘, la cual desplegará un modal con la información de la actividad. En el panel izquierdo se habilitará una sección para agregar notas a la actividad, en el panel del medio un panel para gestionar los atributos obligatorios del flujo de la orden, y también se habilitará la opción para cargar adjuntos en el panel derecho.

Para agregar una nota, deberá diligenciar algun comentario, y se habilitará el boton de Comentar, hacer clic para cargar la nota al panel. Este se verá reflejado en el panel, relacionando con el usuario que lo diligencio, y la fecha en la que se agrega.

Para adjuntar un archivo, se habilitará el botón de ‘Adjuntar archivo‘, el cual abrirá un modal en el que será posible cargar un archivo desde tu máquina local. Además, se podrá agregar una descripción, y al hacer clic en el botón ‘Guardar‘, el archivo se cargará en el panel de archivos adjuntos de la actividad, así como en el de la orden.

Para editar las especificaciones o atributos de la actividad, se habilitará la opción que corresponde al icono de un lapiz en la esquina superior derecha del panel. Al hacer clic en ella, se desplegará un modal para realizar la edición correspondiente.

Se desplegarán los atributos obligatorios de la orden. Es importante tener en cuenta que cada atributo está relacionado con una actividad, por lo que, aunque las especificaciones se muestren y se puedan editar, se debe gestionar adecuadamente de acuerdo con los requisitos de la actividad correspondiente. Hacer clic en Actualizar para cargar la información del atributo diligenciado.

Cuando la actividad este relacionado a un campo del formulario, y este no se haya diligenciado o seleccionado para el caso de un attributo de tipo pickview, el sistema habilitará un mensaje indicando que el campo es obligatorio.

También se podrá gestionar la actividad desde la opción de ‘Completar‘ en el modal de ‘Gestionar‘. Si existen campos obligatorios por diligenciar, el sistema mostrará un mensaje indicando que se deben completar todos los campos obligatorios, los cuales estarán marcados con un asterisco (*) en el formulario.De lo contrario hacer clic en Salir para no realizar ninguna operación.

Tener en cuenta, que las actividades completadas se filtrarán en la pestaña correspondiente. Para las actividades completadas no se les habilitará la opcion de gestionar, ni comentar, y tampoco adjuntar un archivo, estas opciones son exclusivamente para actividades activas.

Actividades especificas para cada tipo de orden

Cada tipo de orden tiene asignado un flujo de actividades, que en algunos casos pueden coincidir y ejecutarse de la misma manera. Para la actividad ‘¿Desea reiniciar la ejecucción de la orden?‘ (Aplica para todos los tipos de ordenes), que es una actividad de tipo decisión, se desplegarán opciones para confirmar o denegar, permitiendo continuar con la ejecución dependiendo de la respuesta seleccionada.

Nota: El flujo también tiene actividades de tipo automatico, que realizan una operación en el sistema, sin necesidad de diligenciar un atributo.

En el caso de la actividad mencionada anteriormente, si el usuario confirma reiniciar la orden, el sistema cambiará el estado de la orden de ‘En Progreso’ a ‘Asignada al Contratista’ en el panel de órdenes. Si el usuario no desea reiniciar la orden, el sistema continuará con la siguiente actividad del flujo, dependiendo del tipo de orden.

En el lado izquierdo se puede observar la orden en estado en Progreso, antes de confirmar la operación de la actividad, en el lado derecho se observa que el estado cambia a Asignada al contratista.

Para las actividades Diagnóstico y Solución, aplicables a órdenes de tipo preventivo, correctivo y manos remotas, se habilitará un ícono relacionado a los atributos de diagnóstico y solución. Al seleccionar este ícono, se desplegará un modal donde el usuario podrá diligenciar los campos correspondientes para completar los detalles de la actividad.

En el modal, se incluirán campos específicos para cada orden dependiendo del prediagnostico diligenciado, permitiendo al usuario ingresar la información relevante sobre el diagnóstico o la solución aplicada. Una vez que se hayan diligenciado los campos, el usuario podrá presionar la opción Guardar para registrar la información, o seleccionar Cancelar si decide no realizar cambios.

En el caso de la actividad Diagnóstico, la selección será única, lo que significa que el usuario solo podrá seleccionar una opción de diagnóstico entre las disponibles en el modal. Esta restricción asegura que se registre un diagnóstico claro y específico para la orden.

Por otro lado, para la actividad de Solución, la selección será múltiple, lo que permite al usuario seleccionar varias soluciones si es necesario. Esto es útil cuando la orden requiere más de una solución para resolver el problema o completar la tarea.

Al presionar la opción de ‘Guardar‘, se adjuntará la respuesta en el formulario de la orden. Si no deseas realizar ninguna operación, presiona ‘Cancelar‘ para salir sin guardar los cambios.

La actividad ‘Diligenciar materiales’ aplica para órdenes de mantenimiento correctivo, preventivo y manos remotas, y está asociada al atributo ‘¿Se utilizaron materiales o repuestos?’ del formulario de la orden. El usuario deberá responder a esta pregunta seleccionando ‘Sí’ o ‘No’, dependiendo de si se utilizaron o no materiales durante la gestión de la orden.

En caso de que la respuesta sea ‘Sí’, se habilitarán los campos para que el usuario pueda diligenciar las cantidades de materiales utilizados, así como seleccionar los repuestos correspondientes. Si la respuesta es ‘No’, no se solicitarán más detalles sobre materiales o repuestos.

Una vez diligenciada la información requerida, el usuario debe presionar el botón ‘Guardar’ para registrar los cambios en el sistema. Si decide no realizar ninguna operación o desea descartar los cambios, puede presionar el botón ‘Cancelar’, lo que no guardará ningún dato nuevo ni modificará la orden.

Cuando el usuario presiona la opción ‘Sí’ en el modal de la actividad ‘Diligenciar materiales’, se desplegará una lista con los repuestos o materiales asociados a la orden, los cuales han sido previamente configurados y vinculados al tipo de orden correspondiente. Esta lista mostrará todos los materiales y repuestos que están disponibles para la orden de acuerdo con su tipo (correctivo, preventivo, manos remotas, etc.).

El usuario podrá entonces seleccionar los repuestos o indicando la cantidad de materiales que se han empleado.

Una vez realizada la selección, deberá presionar el botón ‘Guardar’ para registrar los cambios en el sistema. Si decide no realizar ninguna modificación, podrá seleccionar el botón ‘Cancelar’ para descartar cualquier cambio y cerrar el modal sin guardar los datos.

Estos se dividieron en dos categorías. Para los materiales, al contratista se le asigna una cantidad disponible, la cual se reflejará en el modal junto al nombre del material designado. En caso de que no tenga asignada ninguna cantidad, se mostrará como 0; de lo contrario, se indicará el valor correspondiente.

Para los repuestos, estos están configurados para que el usuario haga clic en el ícono correspondiente, lo que desplegará un modal donde se podrá seleccionar un elemento de la categoría inventariada.

Al hacer clic en Seleccionar, se asociará el elemento a la orden, de lo contrario oprimir Cancelar para no realizar ninguna operación.

Solamente cuando se haya diligenciado un elemento inventariado o se haya agregado una cantidad a un material, el sistema habilitará el botón de Guardar en el modal de materiales y repuestos. Si no se realiza ninguna de estas acciones, el botón permanecerá deshabilitado, asegurando que solo se guarden cambios válidos.

Al guardar los cambios, el sistema desplegará un mensaje confirmando que los atributos se han actualizado correctamente y reflejará esta actualización en el formulario de la orden, indicando que los materiales y repuestos han sido registrados. En caso de que ocurra algún error durante la operación, el sistema mostrará un mensaje indicando la causa específica por la cual no se pudo completar la solicitud.

La actividad ‘¿Solicitar creación de orden?’ es de tipo decisión y aplica para todos los tipos de órdenes.

Si el usuario deniega la operación, el flujo continuará con la actividad siguiente del proceso sin realizar ninguna acción relacionada con la creación de la orden.

Si el usuario confirma la operación, se asociará con la actividad ‘Diligenciar razón y solicitar’, que estará relacionada con dos atributos del formulario:

Razón orden: El usuario deberá proporcionar una razón para solicitar la creación de la orden.

Tipo de orden: Se seleccionará el tipo de orden para la nueva solicitud.

En el campo de ‘Razón’, el usuario deberá diligenciar el motivo para solicitar una nueva orden. En el caso de ‘Tipo de orden’, al seleccionar el ícono menu, se desplegará un modal que mostrará la lista de tipos de órdenes disponibles, permitiendo al usuario seleccionar el tipo adecuado para la nueva solicitud, deberá hacer clic en un registro para habilitar la opción de Seleccionar, de lo contrario oprimir Cancelar para no realizar ninguna operación.

Después de seleccionar el tipo de orden y diligenciar la razón, el usuario deberá oprimir la opción ‘Actualizar’ para subir los cambios al formulario de la orden. El sistema, de manera automática, al finalizar la orden, creará una orden hija en el panel izquierdo, vinculándola con la orden padre. Además, en el campo ‘Observaciones’, se agregará el comentario proporcionado por el usuario.

La orden completada incluirá un nuevo atributo que reflejará el ID de la orden hija generada, permitiendo su visualización en el formulario de la orden completada.

Esta se podrá buscar en el panel izquierdo para su correspondiente agendamiento.

La actividad ‘¿Solicitar actualización de redes operativas?’(Aplica para correctivo y inspección) es una actividad de tipo decisión. Cuando el usuario confirme la operación, se asociará a la actividad ‘Diligenciar razón y crear notificación’, lo que permitirá continuar con la creación de la notificación correspondiente. Si la operación es denegada, el sistema continuará con las actividades del flujo sin realizar ninguna acción adicional relacionada con la actualización de redes operativas.

La actividad ‘Diligenciar razón y solicitar creación de orden’ estará asociada a los siguientes atributos:

1. Razón redes:
   • Se habilitará un campo donde el usuario deberá diligenciar una razón específica para solicitar la creación de la notificación. Este campo es obligatorio para completar el formulario.
2. Requerimiento redes:
   • Al presionar el icono asociado a este atributo, se abrirá un modal donde el usuario podrá seleccionar el requerimiento correspondiente. Este modal mostrará una lista de opciones predefinidas, y el usuario deberá seleccionar la opción que aplique según la situación.

Una vez que se diligencien ambos campos, el usuario podrá proceder a guardar los cambios, y si la operación es confirmada, se asociará la creación de la notificación y se podrá continuar con el flujo de actividades. Si no se diligencian estos campos correctamente, el sistema deberá mostrar un mensaje de error indicando que ambos campos son obligatorios.

Solamente cuando se haya seleccionado un registro, desplegará en el mismo modal una lista de atributos para su correspondiente diligenciamiento, estos relacionados al requerimiento.

Al completar los campos del formulario correctamente, al presionar la opción de Guardar el sistema actualizará los atributos extendidos en la orden, hasta que no se completen los campos, no se podrán guardar los cambios, y se le indicará al usuario que el campo es obligatorio, de lo contrario selecionar Cancelar para no realizar ninguna operación.

Envío automático de solicitud de actualización por correo:

El correo de solicitud de actualización podrá ser observado en la bandeja de entrada de los correos configurados.

Cuando la orden esté completada, el sistema enviará automáticamente un correo de solicitud de actualización a los correos electrónicos configurados en las preferencias del sistema.

Este correo será enviado de forma automática y mostrará la información correspondiente de la orden que requiere ser actualizada.

Flujo para orden de tipo Inspección:

1. Confirmar contratista en sitio (Manual)

• El sistema solicitará al usuario confirmar si el contratista se encuentra en el sitio solicitado.

2. Actualizar estado de orden en progreso (Automática)

• El sistema cambiará el estado de la orden de “Asignada al contratista” a “En progreso”.

3. Observaciones (Manual)

• El sistema solicitará al usuario agregar observaciones realizadas durante la inspección.

4. ¿Desea reiniciar el estado de la orden? (Manual)

• El sistema pedirá confirmar si es necesario reiniciar la operación de la orden.

5. Cambiar estado de la orden a asignada al contratista (Automática)

• El sistema cambiará el estado de la orden de “En progreso” a “Asignada al contratista”.

6. ¿Solicitar creación de orden? (Manual)

• El sistema preguntará si el usuario desea generar una orden hija.

7. Diligenciar razón y solicitar (Manual)

• El sistema habilitará campos en el formulario para diligenciar la razón y seleccionar el tipo de orden a crear.

8. ¿Solicitar actualización de redes operativas? (Manual)

• El sistema preguntará al usuario si desea notificar una actualización de redes operativas.

9. Diligenciar razón y crear notificación (Manual)

• El sistema habilitará campos para agregar la razón y los atributos extendidos relacionados con el requerimiento de redes en la orden.

10. Finalizar orden (Manual)

• El sistema solicitará al usuario finalizar el proceso de la orden.

11. Completar orden (Automática)

El sistema cambiará el estado de la orden de “En progreso” a “Completada”,agregará los atributos de tipo diagnóstico y solución y creará una orden hija si fue requerida.

Flujo para tipo de orden de Manos Remotas

1. Confirmar contratista en sitio (Manual)

• El sistema solicitará al usuario confirmar si el contratista se encuentra en el sitio solicitado.

2. Actualizar estado de orden en progreso (Automática)

• El sistema cambiará el estado de la orden de “Asignada al contratista” a “En progreso”.

3. Diagnóstico (Manual)

• El sistema solicitará al usuario seleccionar un diagnóstico.

4. ¿Desea reiniciar el estado de la orden? (Manual)

• El sistema pedirá confirmar si es necesario reiniciar la operación de la orden.

5. Cambiar estado de la orden a asignada al contratista (Automática)

• El sistema cambiará el estado de la orden de “En progreso” a “Asignada al contratista”.

6. Solución (Manual)

• El sistema solicitará al usuario seleccionar una o varias soluciones.

7. Diligenciar materiales solicitados (Manual)

• El sistema solicitará confirmar o denegar si se utilizaron materiales. Si se confirma, se pedirá al usuario diligenciar las cantidades de materiales y seleccionar los repuestos utilizados.

8. ¿Solicitar creación de orden? (Manual)

• El sistema preguntará si el usuario desea generar una orden hija.

9. Diligenciar razón y solicitar (Manual)

• El sistema habilitará campos en el formulario para diligenciar la razón y seleccionar el tipo de orden a crear.

10. Finalizar orden (Manual)

• El sistema solicitará al usuario finalizar el proceso de la orden.

11. Completar orden (Automática)

El sistema cambiará el estado de la orden de “En progreso” a “Completada”, enviará notificaciones si fue solicitado, y creará una orden hija si fue requerida.

Flujo para tipo de orden preventivo

1. Confirmar contratista en sitio (Manual)

• El sistema solicitará al usuario confirmar si el contratista se encuentra en el sitio solicitado.

2. Actualizar estado de orden en progreso (Automática)

• El sistema cambiará el estado de la orden de “Asignada al contratista” a “En progreso”.

3. Diagnóstico (Manual)

• El sistema solicitará al usuario seleccionar un diagnóstico.

4. ¿Desea reiniciar el estado de la orden? (Manual)

• El sistema pedirá confirmar si es necesario reiniciar la operación de la orden.

5. Cambiar estado de la orden a asignada al contratista (Automática)

• El sistema cambiará el estado de la orden de “En progreso” a “Asignada al contratista”.

6. Solución (Manual)

• El sistema solicitará al usuario seleccionar una o varias soluciones.

7. Diligenciar materiales solicitados (Manual)

• El sistema solicitará confirmar o denegar si se utilizaron materiales. Si se confirma, se pedirá al usuario diligenciar las cantidades de materiales y seleccionar los repuestos utilizados.

8. ¿Solicitar creación de orden? (Manual)

• El sistema preguntará si el usuario desea generar una orden hija.

9. Diligenciar razón y solicitar (Manual)

• El sistema habilitará campos en el formulario para diligenciar la razón y seleccionar el tipo de orden a crear.

10. Finalizar orden (Manual)

• El sistema solicitará al usuario finalizar el proceso de la orden.

11. Completar orden (Automática)

El sistema cambiará el estado de la orden de “En progreso” a “Completada”, enviará notificaciones si fue solicitado, y creará una orden hija si fue requerido.

Flujo para tipo de orden correctivo

1.Iniciar desplazamiento (Manual):
El sistema solicitará al usuario confirmar la hora en la que se dirige al punto para resolver la orden.

2.Actualizar estado de orden en progreso (Automática):
El sistema cambiará el estado de la orden de “Asignada al contratista” a “En progreso”.

3.Confirmar contratista en sitio (Manual):
El sistema solicitará al usuario confirmar si el contratista se encuentra en el sitio solicitado.

4.Diagnóstico (Manual):
El sistema solicitará al usuario seleccionar un diagnóstico.

5.¿Desea reiniciar el estado de la orden? (Manual):
El sistema pedirá confirmar si es necesario reiniciar la operación de la orden.

6.Cambiar estado de la orden a asignada al contratista (Automática):
El sistema cambiará el estado de la orden de “En progreso” a “Asignada al contratista”.

7.Solución (Manual):
El sistema solicitará al usuario seleccionar una o varias soluciones.

8.Diligenciar materiales solicitados (Manual):
El sistema solicitará confirmar o denegar si se utilizaron materiales. Si se confirma, se pedirá al usuario diligenciar las cantidades de materiales y seleccionar los repuestos utilizados.

9.¿Solicitar creación de orden? (Manual):
El sistema preguntará si el usuario desea generar una orden hija.

10.Diligenciar razón y solicitar (Manual):
El sistema habilitará campos en el formulario para diligenciar la razón y seleccionar el tipo de orden a crear.

11.¿Solicitar actualización de redes operativas? (Manual):
El sistema preguntará al usuario si desea notificar una actualización de redes operativas.

12.Diligenciar razón y crear notificación (Manual):
El sistema habilitará campos para agregar la razón y los atributos extendidos relacionados con el requerimiento de redes en la orden.

13.Finalizar orden (Manual):
El sistema solicitará al usuario finalizar el proceso de la orden.

14.Completar orden (Automática):
El sistema cambiará el estado de la orden de “En progreso” a “Completada”, enviará notificaciones si fue solicitado, y creará una orden hija si fue requerida.